twobee.de
Alles rund um die Themen Büro und Büroorganisation

Arbeitsabläufe analysieren - und Einsparpotenzial erkennen

Bei den meisten Arbeiten und Vorgängen in einem Büro handelt es sich um Arbeiten und Arbeitsabläufe, die sich mehrmals täglich wiederholen. Ob es sich um den Weg zu Akten handelt, der Weg zum Drucker, das Bearbeiten der E-Mails, der Gang ins Chefbüro, oder die Besprechung von aktuellen Geschäftsthemen mit den Kollegen, bei all diesen Vorgängen kann man bei genauem Hinsehen immer etwas Zeit sparen. In Summe kann eine mimale zeitliche Optimierung eines Arbeitsvorgangs sehr viel Zeit sparen, was immer im Sinne des Chefs ist, und auch eine effektivere Arbeitsweise ermöglicht.

Viele unterschiedliche Bereiche charakterisieren die Arbeit und Arbeitsabläufe in einem Büro. Auch wenn alle Arbeitsabläufe und Tätigkeiten für sich nicht schwierig sind, so beanspruchen diese dennoch Zeit, die es zu optimieren gilt. Eine allgemeine Regel für solche Optimierungen kann es selbstverständlich nicht geben, dazu unterscheiden sich doch gleiche Tätigkeiten in den unterschiedlichen Büros.

Dennoch gibt es allgemeine Punkte die für jedes Büro aus jeder Branche gleich gelten. Eingehende E-Mails sind immer nur einmal anzufassen. Das heißt, E-Mails sollten beim ersten Mal lesen, bearbeitet, umgesetzt, weitergeleitet oder in den Organisationsablauf des Betirebes eingebaut und umgesetzt werden. Vor allem in der Archivierung besteht unheimlich einsparpotenzial, wenn die Archivierung der E-Mails intuitiv und logisch geschieht.

Das Abspeichern von Dateien und Dokumenten muss so organisiert sein, dass alle Nutzer dieser Dateien, immer den neuesten Stand einer bestimmten Datei hat. Dabei spielt es ein große Rolle, dass man einheitliche und allseits bekannte Richtilinien im Büro erlassen hat, welche alle beachten und umsetzen. Hierzu ist ein entsprechenden Netzwerk mit den spezifisch vergebenen Rechten für alle Nutzer unumgänglich. Vor allem die Dateinamen und unterschiedlichen Dateiversionen, und eine nachvollziehbare Historie ist unter diesem Gesichtspunkt sehr wichtig.

Nicht nur die durchdachte Archivierung von Dateien kann viel Zeit ersparen, sondern auch die Archivierung von Schriftstücken und Akten ist immens wichtig. Hierbei ist eine schnelle Handhabung der wichtigen Ordner fürs Tagesgeschäft sehr wichtig, und eine dauerhafte durchdachte Archivierung aller anderen langfristig wichtigen Dokumente.

Ganz wichtig ist das Sichern aller wichtigen Daten und Datein einer Firma. Hierbei sollten auf jeden Fall Zuständigkeiten vergeben sein. Die regelmäßige und gewissenhafte Archivierung ist Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Büroalltag. Hier ist das tägliche Backup von absolut großer Bedeutung.

Ganz wichtig sind auch sind der Art der Arbeitsabläufe im Büro angepasste Telefonnotizzettel, die wirklich alle Fakten eines Telefonates dokumentieren, damit niemand der betroffenen Mitarbeiter Rückfargen haben muss. Dies spart viel Zeit, und somit auch Geld.

Tags: dateienbürobüroorganisationarchivierungbüroalltagbackuptelefonnotizeneinsparpotenzialarbeitsablaufe-maildateinamennetzwerk